4 strategieën om compliance in jouw organisatie te verbeteren

Welke interne procedures en beleidslijnen bestaan er in uw organisatie om intern gedrag te garanderen? Denk aan uw schriftelijke waarden, ethisch beleid, regels en voorschriften. De verschillende manieren waarop deze worden ondersteund en uw werknemers helpen richting te geven, vormen samen de compliance cultuur van uw organisatie. Een succesvolle compliance cultuur creëert een omgeving waarin iedereen het juiste kan zeggen en doen. Inzicht in de gedragsfactoren die een rol spelen bij het naleven van regels zal je helpen de compliance te verhogen. 

Compliance in jouw organisatie

Wat leidt tot niet-compliant gedrag? Er zijn tal van redenen voor niet-compliant gedrag – van bewustzijn tot complexiteit van het gedrag. Niet-compliant gedrag wordt in verband gebracht met overoptimisme, overmoed, gebrek aan transparantie, sociale vergelijking en vooringenomenheid bij zelfevaluatie. Traditionele compliance cursussen kunnen trainingsmoeheid veroorzaken, waardoor betrokkenheid en en retentie afnemen. Een goede compliance-interventie verhoogt de retentie met interesse. Inzichten uit de gedragswetenschap kunnen helpen om de betrokkenheid en gewoonten te verbeteren en zo compliance te bevorderen. 

Denk aan een compliant gedrag dat u binnen uw organisatie zou willen bevorderen. Hier zijn enkele gedragsstrategieën om u op weg te helpen: 

1. Vergroot transparantie door de juiste hoeveelheid feedback en vloeiendheid te kalibreren

Transparantie betekent dat werknemers regelmatig worden voorzien van eerlijke informatie en is afhankelijk van de juiste managementsystemen om duidelijke communicatie te bevorderen. Transparantie wordt belemmerd door ambiguïteit, de neiging om de voorkeur te geven aan resultaten met weinig onzekerheid (risk aversion), cognitieve complexiteit (processing fluency), en gebrek aan saillantie (salience bias). Cognitieve vloeiendheid verwijst naar de waargenomen moeilijkheidsgraad van een mentale taak en stuurt ons gedrag in dubbelzinnige situaties. Als het volgzame gedrag onduidelijk is en moeilijker lijkt, zijn we minder geneigd het uit te voeren. 

Ambiguïteit en afkeer

We kunnen de acties van anderen gebruiken om gewenst gedrag te laten zien en ambiguïteit of risicoaversie te verminderen. Wij zijn geneigd een actie als passender te beschouwen als anderen het ook doen (social proof). Vooral in tijden van ambiguïteit vertrouwen wij op anderen om ons naar het juiste gedrag te leiden, zodat wij, wanneer wij geconfronteerd worden met meegaand gedrag, dit waarschijnlijk zullen volgen. Als ambiguïteit eenmaal is opgelost in duidelijke risico’s, vergroot dat de autonomie en ons gevoel van controle over onze acties en hun gevolgen (agency effect). Kunt u manieren bedenken om de keuzes van anderen te gebruiken om mensen gerust te stellen en risicoaversie te helpen verminderen?

Feedback

Zodra u het gedrag hebt geïdentificeerd dat u wilt bevorderen, kunt u feedback loops (bekend van systeemdenken) gebruiken om het gedrag te sturen. Het geven van real-time feedback helpt ons om onze acties te verduidelijken, bijvoorbeeld of we moeten doorgaan of stoppen met een gedrag. Real-time feedback helpt impulsieve acties te voorkomen. Hier is een checklist om u te helpen feedback loops onder de knie te krijgen:  

• Bied feedback op het belangrijkste beslissingsmoment 
• Geef contextgevoelige feedback
• Geef feedback die een emotionele reactie uitlokt
• Geef duidelijke consequenties
• Zorg voor de mogelijkheid om het gedrag onmiddellijk te corrigeren

Standaard

Een gemakkelijke manier om gedrag te sturen in de richting van naleving is om het gewenste gedrag als standaard te gebruiken (default effect). Wanneer gedrag standaard wordt gemaakt, is de kans groter dat we het zullen volgen. Door bijvoorbeeld een door het bedrijf goedgekeurd standaardbeleid in software op te nemen, wordt de cognitieve belasting verlicht en wordt het gewenste gedrag eenvoudiger. Gecodeerde naleving werd genoemd als een van de belangrijkste manieren om fraude en corruptie te bestrijden in 2022.

We zijn geneigd de optie te accepteren die vooraf voor ons is gekozen, zodat we de kans op fouten gemakkelijk kunnen verkleinen. Bovendien fungeren standaardopties als referentiepunt om ons te helpen bepalen of andere opties beter of slechter zijn. Een ‘standaard’ gedraging makkelijker om aan te voldoen en moeilijker om tegenin te gaan.

1. Hoe kunt u standaardregels in uw organisatie implementeren? 
2. Identificeer toepassingsgebieden (bijv. beleid)
3. Overweeg of dit kan worden omgezet in een standaard of opt-out optie
4. Verander “moet ik?” opties in “welke?” opties 
5. Maak de standaard duidelijk, eenvoudig en helder

2. Sociale vooroordelen benutten met rolmodellen

De cultuur van een organisatie wordt gevormd door de concurrerende sociale druk en dynamiek waaraan de werknemers het hoofd moeten bieden. Het is belangrijk om deze sociale factoren te begrijpen bij het creëren van een compliance cultuur. Rolmodellering wordt gehinderd door informatie asymmetrie – wat de motivatie om te veranderen vermindert – en de neiging om aan te nemen dat leden van ‘buiten onze groep’ meer gelijkenis vertonen (out-group homogeniteit). Wanneer rolmodellen niet gericht zijn op een specifieke subgroep van een publiek, is de kans kleiner dat het nieuwe gedrag in de loop van de tijd beklijft. 

Normen

Er is herhaaldelijk vastgesteld dat sociale normen het menselijk gedrag bepalen. Normen zijn overtuigingen over wat gewoonlijk wordt gedaan (beschrijvend) en wat sociaal aanvaardbaar is (dwingend). In een organisatorische omgeving, kunnen wij de acties van specifieke mensen gebruiken om normatief gedrag te creëren (rolmodellering).

Om succesvol normatief gedrag te creëren is het belangrijk om wat gewoonlijk gedaan wordt af te stemmen op wat sociaal aanvaardbaar is door communicatiemiddelen en voorbeeldgedrag. Het gedrag van werknemers wordt in belangrijke mate beïnvloed door het optreden en de communicatie van leidinggevenden. Dit is met name het geval wanneer het gaat om veiligheid en naleving; leidinggevenden zijn niet alleen uitvoerders van veiligheidsregels, maar moeten ook veiligheidsrolmodellen zijn. 

Change Champions

Change champions zijn teamleden die vrijwillig of geselecteerd worden om te helpen bij het stimuleren van organisatorische verandering. Het is belangrijk dat de change champions de aanstaande verandering begrijpen en erin geloven. Betrokken change champions verminderen de weerstand tegen compliance en helpen bij het communiceren van het ‘waarom’ en ‘hoe’ van het beleid naar de bredere organisatie. 

Selectie van change champions:

1. Trek interne stakeholders aan om zich actief in te zetten voor de oplossing 
2. Activeer stakeholders om samen de juiste oplossingen te creëren
3. Neem belangrijke change champions mee om de gedrags- en cultuurverandering blijvend te maken

Verhalen

Het gebruik van verhalen of storytelling kan helpen om een krachtige en menselijke band te creëren die naleving vergemakkelijkt. Verhalen maken harde gegevens begrijpelijker en gedenkwaardiger (bizarreness effect), helpen mentale barrières te overwinnen, en maken het voor werknemers makkelijk om doelen en verwachtingen te begrijpen (narrative bias). De emotionele dimensie in storytelling verhoogt de samenwerking en overtuigingskracht. In termen van neurowetenschap worden dezelfde hersengebieden geactiveerd wanneer over een actie wordt verteld en wanneer dezelfde actie wordt uitgevoerd. Dat wil zeggen dat het horen van verhalen over compliance op dezelfde manier wordt verwerkt als het vertonen van compliant gedrag. 

3. De sanctioneerbaarheid verhogen door overmoed en overoptimisme te verminderen

Compliant gedrag is deels gebaseerd op (intrinsieke of extrinsieke) motivatie. Inzicht in wat werknemers motiveert tot (wan)gedrag helpt adequate sancties te ontwerpen en naleving efficiënt te bevorderen. Sanctioneerbaarheid wordt belemmerd door overmoed, overoptimisme, sunk-cost fallacy, en risicoaversie.

Beloning 

Eén manier om meegaand gedrag te bevorderen is het invoeren van variabele beloningen voor goed gedrag. Beloningen, financieel of niet, zijn krachtiger wanneer ze onvoorspelbaar zijn. Het voordeel van het belonen van gedrag met een onvoorspelbaar interval is dat het gedrag ook zonder beloning doorgaat. 

“Uiteindelijk is de meest effectieve manier om te communiceren dat “het juiste doen” een prioriteit is, het belonen ervan.” – Stephen M. Cutler

Voordat u beloning in compliance interventies integreert, moet u de eenvoud van de beloningsstructuur en de afstemming op de waarden van het bedrijf in overweging nemen.  De eenvoudigste manier om compliant gedrag te belonen, is het creëren van meetcriteria die duidelijk, beknopt en haalbaar zijn voor werknemers. De eerste stap van een beloningsactie zou bijvoorbeeld kunnen bestaan uit het belonen van de deelname aan een Code of Conduct and Compliance-training. Vervolgens kunnen aandacht en retentie worden gemeten en beloond via een vragenlijst. Om uw beloningssysteem en het compliance programma op elkaar af te stemmen, moet u als bedrijf de belangrijkste compliance doelstelling bepalen. 

Als strategie om beloningen in te voeren kunt u gebruik maken van Groepsversterking: 

1. Identificeer het gedrag dat u wilt bevorderen
2. Beloon een groep medewerkers wanneer minstens één van hen het gewenste gedrag vertoont
3. Geef de beloningen voor sommige gevallen van het gedrag, maar niet voor alle 

Reframe

Om te vermijden dat werknemers door sancties worden afgeschrikt om het te proberen, is het ook belangrijk om onsuccesvolle pogingen uit het verleden te herkaderen tot leerervaringen. Reframing vermindert de vooringenomenheid ten opzichte van verlies en de kosten en bevordert nieuwe ideeën. Om een gewoonte te creëren van het identificeren van inspanningen en het herkaderen van onsuccesvolle inspanningen kunt u aan het einde van een project vergaderingen houden om te evalueren wat goed ging en wat kan worden verbeterd. Deze interventie heet de post-mortem.

Hoe kunt u een post-mortem uitvoeren?

1. Stel een moderator aan
2. Houd de feedback constructief
3. Werk samen met de medewerker de successen en problemen uit
4. Zet verliezen om in positieve leerervaringen
5. Ontwikkel bruikbare handvatten 

4. Verminder sociale vergelijking en vooringenomenheid bij zelfevaluatie door werknemers consequent verantwoordelijk te houden

Verantwoordelijke organisaties koesteren een open en eerlijke omgeving waarin werknemers fouten kunnen toegeven zonder bang te hoeven zijn voor schuld. Het is aan de organisatie om ervoor te zorgen dat werknemers verantwoordelijk worden gehouden door incidenten te melden en eerlijke feedback te geven. Wanneer werknemers het vertrouwen krijgen om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk, worden ze in staat gesteld om als leiders te denken.  Verantwoording afleggen wordt belemmerd door sociale vergelijking en vooringenomenheid bij zelfevaluatie. 

Consistentie 

Studies hebben gesuggereerd dat intermitterende verantwoording de onderdrukking van vooroordelen ondermijnt (Solomon et al., 2021). Het is dus belangrijk om medewerkers consequent te observeren en te evalueren. Een manier om consistente evaluatie te garanderen is het starten van een supervisiecyclus die de werknemers in staat stelt te leren en zich te ontwikkelen door hun ervaringen te verwerken. Tijdens de supervisiecyclus moet u deze richtlijnen volgen: 

1. Verkrijg een volledig begrip van de situatie. U kunt vragen stellen als “Wat verwachtte u dat er zou gebeuren?”. 
2. Benadruk welke gevoelens werden opgewekt in de specifieke situatie. Overweeg te vragen “Met welke gevoelens bleef u achter?”
3. Ga in op onzekerheid. 
4. Vertaal het gesprek in planning en actie door te vragen “Wat zijn uw doelen in de volgende fase van het werk?”

Doelen primen

Om de verantwoordelijkheid te vergroten kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers het gevoel hebben dat hun acties bijdragen aan het einddoel. U kunt werknemers herinneren aan het grotere doel wanneer ze kleinere taken voltooien (goal priming). Goal priming helpt bij motivatie en het nemen van algehele procesverantwoordelijkheid. Subtiele, goed getimede signalen die onze langetermijndoelen aan de oppervlakte brengen, verbeteren de onmiddellijke beslissingen die nodig zijn om ons doel te bereiken. Denk na over hoe u de voltooiing van kleinere doelen kunt positioneren binnen grotere doelen in uw bedrijf. 

Recap 

Er zijn verschillende manieren om de compliance-cultuur in uw organisatie te verbeteren. Het bovenstaande artikel schetst 4 gebieden waarop u zich kunt concentreren bij het ontwerpen van compliance-interventies. Ten eerste zal het verbeteren van de transparantie dubbelzinnigheid en aversie verminderen, terwijl het de cognitieve last van compliance verlaagt en de feedbackcultuur verbetert. Ten tweede helpt het creëren van normen voor compliance door middel van change champions en narratives om sociale vooroordelen die compliance belemmeren weg te nemen. Ten derde helpt het spelen met beloningen en framing om de sanctioneerbaarheid te verhogen en zo overmoed en overoptimisme te verminderen die niet-compliant gedrag stimuleren. Ten slotte helpt het consequent verantwoordelijk houden van werknemers voor hun acties en hen herinneren aan het grotere doel om werknemers in staat te stellen initiatief te nemen, verantwoordelijkheid te nemen en te voldoen aan de regels. 

We hopen dat dit artikel nuttig was en als je op zoek bent naar een gedragsgerichte business partner die verandering in jouw organisatie drijft, plannen we graag een gesprek met u in. Of wil je meer leren over de toepassing van brein en gedrag inzichten in management, HR, groei en innovatie? Lees dan onze blog!

Over Neurofied

Neurofied is een management consulting en training bedrijf gespecialiseerd in Brein en Gedrag. Wij helpen teams en organisaties met het designen, implementeren en optimaliseren van hun verandermanagement, digitale transformatie, learning & development, customer journey en meer o.b.v. brein en gedrag inzichten.

Sinds 2018 hebben wij 1500+ professionals getraind en met 50+ teams samengewerkt van bedrijven als ABN AMRO, Tesla, Calvin Klein en Adidas. We zijn ook frequente sprekers op universiteiten en congressen.

Als je kansen ziet om samen te werken,  stuur ons hier een bericht.